Niektóre jak się okazuje mogą być rozciągnięte w czasie nawet na kilka dekad, o czym niejeden właściciel firmy nie ma nawet świadomości. Tymczasem przepisy prawa dokładnie określają, jak długo i w jakiej postaci należy przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów, a niewypełnianie tego obowiązku zakończyć się może dla przedsiębiorcy kosztownymi konsekwencjami. Jeżeli chodzi o akta pracownicze ten okres wynosi kilka dekad, i jest to niezbędne do tego, aby pracownicy mogli za jakiś czas otrzymać informacje potrzebne do obliczenia emerytury. Wiele firm trzyma wszystkie dokumenty w swojej siedzibie.