Niektóre jak się okazuje mogą być rozciągnięte w czasie nawet na kilka dekad, o czym niejeden właściciel firmy nie ma nawet świadomości. Tymczasem przepisy prawa dokładnie określają, jak długo i w jakiej postaci należy przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów, a niewypełnianie tego obowiązku zakończyć się może dla przedsiębiorcy kosztownymi konsekwencjami. Jeżeli chodzi o akta pracownicze ten okres wynosi kilka dekad, i jest to niezbędne do tego, aby pracownicy mogli za jakiś czas otrzymać informacje potrzebne do obliczenia emerytury. Wiele firm trzyma wszystkie dokumenty w swojej siedzibie.
Każda firma oraz każdy urząd w ciągu każdego roku funkcjonowania wytwarza bardzo dużą ilość przeróżnych dokumentów. Część z tych dokumentów powinna być przetrzymywana w archiwum. Wskazać można jednak i takie dokumenty, które nie muszą znaleźć się w archiwum. Pojawia się więc pytanie, co się dzieje z tym dokumentami: czy mogę one trafić do ogólnodostępnego kosza na śmieci, a następnie na wysypisko?